Przewodnik po sposobach egzekwowania wpłat za wykonaną usługę na czas.

Jako blogerzy, freelancerzy lub początkujący przedsiębiorcy – zazwyczaj jesteśmy mocno podekscytowani podejmując się kolejnego zlecenia – bo po prostu uwielbiamy swoją pracę. Jednak jeszcze bardziej od tej pracy, uwielbiamy mieć za nią zapłacone na czas.

Egzekwowanie wpłat za wykonaną usługę może być jednak sporym wyzwaniem. Okazuje się, że wyzwaniem aż prawie 80% z nas. W związku z tym poniżej poznasz kilka wybranych i sprawdzonych sposobów na to, w jaki sposób zapewnić sobie wpłatę wynagrodzenia za dzieło w terminie. Przeczytasz też o tym, jak ustrzec się cudzych błędów z trudnymi (nie płacącymi) klientami.

Pamiętaj jednak o tym, że żaden wpis czy nawet książka na ten temat, nigdy w 100% nie ochronią Twojego tyłka przed nieuczciwymi ludźmi. Możesz wyciągnąć z tych sposobów coś dla siebie, a jednak nadal mieć wystarczająco dużego pecha, aby wpaść na kogoś, kto Ci nigdy nie zapłaci lub… Najzwyczajniej w świecie ma trudną sytuację przez to, że ktoś nie zapłacił jemu.

Tak czy inaczej, wykorzystanie poniższych strategii większości przypadków może pomóc wyjść z koła 80% osób, które nie widzą swoich pieniędzy za to, co stworzyły lub… widzą je z dużym opóźnieniem.

     1. Wybieraj swoich klientów mądrze

Tutaj nie odkrywamy Ameryki i nie wymyślamy koła na nowo. Jednak w naszym doświadczeniu pracy z przeróżnymi osobami już dobrych 5 lat, widzimy bardzo wyraźnie ile błędów nieodpowiedniego doboru współpracy podjęłyśmy. I najczęściej zły wybór padał w momencie, kiedy sytuacja finansowa firmy była ciężka.

Właśnie wtedy zamiast (jak nam się wydawało) nadrobić dobrym zleceniem – traciłyśmy podwójnie: czas i pieniądze, których nigdy nie zobaczyłyśmy. A nawet jeśli zdarzyło się, że ktoś wpłacił na czas – intencja kierowania się tylko chęcią czystego zarobku (zapominając o misji pomocy innym) szybko sprowadzała nas na ziemię kolejną finansową katastrofą.

Jak wybierać klientów?

Przede wszystkim zrób dobry research. Nie ważne, czy jest to firma, czy osoba prywatna. Zawsze możesz poczytać o opiniach na temat tej osoby, lub po prostu podpytać znajomych (zwłaszcza, jeśli mowa o kimś z polecenia).

Druga sprawa – zwróć uwagę na Twój własny komfort rozmowy z tą osobą. Czy możesz czuć się sobą, czy musisz udawać ą i ę? Jeśli musisz udawać kogoś, kim nie jesteś – z tej współpracy nie wyjdzie nic dobrego.

Na koniec – odpowiedz sobie na pytanie – jakie masz przeczucia? Twoja intuicja to Twój najlepszy drogowskaz.

     2. Ustalaj jasne zasady

Kiedy już wybrałaś swoich klientów, teraz pora na określenie jasnych zasad gry.

Terminy wpłaty:

Kiedy i w jaki sposób oczekujesz zapłaty za wykonanie usługi? To pierwsza kwestia, którą musisz ustalić. Prawdopodobnie masz już swoje terminy i zasady, których starasz się przestrzegać. Jednak nie zapominaj, że masz różnych klientów i różne terminy realizacji. Jeśli coś ciągnie się więcej niż 30 dni, pomyśl o tym, aby podzielić wpłatę nie na 2 a na 3 części.

Dwie wpłaty zazwyczaj wyglądają tak: 30% lub więcej wpłaty zadatku na poczet rozpoczęcia prac i reszta po zatwierdzeniu przez klienta.

Trzy wpłaty mogą wyglądać tak: 30% zadatku na poczet rozpoczęcia prac, 30% wpłaty po oddaniu umówionego etapu (bez uwzględnienia poprawek do tego etapu) i 40% wpłaty po zatwierdzeniu przez klienta całego dzieła.

Pamiętaj, że to Ty musisz wybrać co będzie odpowiednie dla Ciebie i dla danego klienta jednocześnie. Nie baw się jednak w 3 płaty po kilka stów, bo szkoda Twojej zabawy i papierkowej roboty.

Jeśli mowa o sposobie płatności, to będzie to zależało od krajów, do jakich świadczysz dane usługi i w jakich firmy mają zarejestrowane swoje działalności. Tutaj jednak warto wspomnieć o tym, że jeśli chcesz ustrzec się przed płaceniem zbyt wysokich podatków, możesz używać PayPal, generując linki do wpłat danym klientom. 🙂

Gdyby któryś klient po wysłaniu mu linka do PayPal stwierdził, że nie stosuje takich płatności, to morał z tego dla Ciebie taki, że każde warunki wpłat od A do Z omawia się przed rozpoczęciem współpracy…

Jeśli specyfika Twoich usług sugeruje wpłaty jednorazowe po wykonaniu całości, to pamiętaj, aby przed ruszeniem palca spisać umowę (i otrzymać ją podpisaną od klienta). Tak czy inaczej – zawsze ją spisuj – bez względu na to, jakie warunki wpłat ustalasz.

     3. Wysyłaj faktury / rachunki

Skoro chcesz mieć opłacone swoje usługi na czas, upewnij się, że wysyłasz dobrze opisane faktury czy rachunki. Wysyłaj je zaraz po podpisaniu umowy lub zakończeniu prac. Nie czekaj na zgodę klienta na ich wysłanie. To jeden z najdziwniejszych błędów o jakich słyszałyśmy. Ale skoro o tym piszemy, to znaczy, że wciąż się zdarzają.

Upewnij się, że Twoja faktura lub część wiadomości z załączoną fakturą, zawiera:

  • imię, nazwisko, dane firmy
  • telefon kontaktowy i adres e-mail
  • numer faktury/ rachunku
  • datę wystawienia
  • datę, do której płatność ma być dokonana
  • nazwę wykonanej usługi
  • kwotę do zapłaty
  • szczegóły kwoty podatku
  • sposób płatności
  • nr konta (jeśli płatność ma być na rachunek bankowy)

Pamiętaj o tym, że PayPal daje możliwość wysyłania faktur. Jeśli wszystkie te informacje zawierają się na Twoim dokumencie, nie ważne jakiego wzoru faktur będziesz używać. Im bardziej vintage lub fancy mogą tak naprawdę wprowadzić klientów w błąd i okazać się nieczytelne. Pamiętaj o prostocie.

     4. Co zrobić, jeśli nie płacą…?

Po tym, jak już wybrałaś odpowiedniego klienta, określiłaś zasady gry, wykonałaś usługę i wystawiłaś fakturę, pora na odpowiedź na pytanie, które na pewno Cię interesuje… Co, jeśli tak czy inaczej klient nie płaci? Jak sobie z tym poradzić?

Po pierwsze: Chwyć za telefon

Czasem, jeśli współpracujesz z większymi firmami – zdarzyć się może, że Twoja mała fakturka zagubi się w gąszczu milionów do spłat. W takim wypadku nie ma się co denerwować. Wystarczy chwycić za telefon i łagodnym tonem przypomnieć się odpowiedniej osobie. Przede wszystkim spróbuj się dowiedzieć, co się dzieje – jeśli wpłaty nie ma w terminie. Często okazuje się, że taką sprawę możesz rozwiązać w mniej niż 5 minut.

Pamiętaj jednak, aby mimo wszystko w takich rozmowach być stanowczą i nie dać się wyprowadzić z równowagi księgowej, która będzie Cię zapewniała, że wpłata wyszła 2 tygodnie termu (skoro wystawiałaś fakturę w zeszłym tygodniu).

Po drugie: Przypominaj się regularnie mailowo

Jeśli już wykonałaś telefon i nic się w tej sprawie nie zmieniło – wyślij oficjalną wiadomość mailową. Pamiętaj, że to co uwiecznione, może być Twoim dowodem w sprawie na przyszłość (oby nie musiało).

W takiej wiadomości możesz poinformować kogoś o stanie rzeczywistym na dzień dzisiejszy oraz zapowiedzieć, że np. napiszesz w poniedziałek aby poinformować, czy coś się zmieniło. Postaraj się nie straszyć w takich wiadomościach nikogo policją i sądem, bo niewiele to zmieni. Wkurzysz tylko stronę, która i tak ma Twoje pieniądze. Lepiej skup się na uzyskaniu odpowiedzi, kiedy możesz spodziewać się wpłaty i przypominaj się na bieżąco (grzecznie i bez popadania we frustrację).

Po trzecie: Dotrzyj do osoby odpowiedzialnej

Otóż. Większość osób po podjęciu działania z wysyłką maili zaczyna tracić cierpliwość i wpadać w panikę. Zapominając o tym, że to właśnie podejście do sprawy w takich przypadkach może przynieść 90% sukcesu.

Zamiast angażować 10 osób odpowiedzialnych za różne etapy akceptacji wpłat a potem ich dokonywania (szczególnie adekwatne przy współpracy z korporacjami), już przy pierwszym kroku upewnij się, że docierasz do osoby w 100% odpowiedniej. W tym wypadku może to być księgowa, która jest ostatnim człowiekiem, który musi kliknąć ENTER, aby przelew mógł w końcu do Ciebie dotrzeć.

Po czwarte: Nie daj o sobie zapomnieć.

Jeśli już udało Ci się otrzymać nie jedno zapewnienie o tym, że przelew niedługo do Ciebie wyjdzie, a jednak nadal nie widzisz pieniędzy na swoim koncie – informuj o tym regularnie przez wiadomości mailowe lub telefony. W ten sposób pokazujesz, że nie jesteś kolejnym pionkiem, który może się zmęczy i zrezygnuje.

Po piąte: Wyłącz usługę lub zaprzestań jej dostarczania

Ten sposób sprawdza się genialnie w przypadku dostarczania wykonywanej usługi w etapach. Jeśli ktoś nie zapłacił za drugi lub trzeci etap, to po prostu (jeśli masz taką możliwość) poinformuj najpierw mailowo, że w przypadku braku uregulowania płatności do danego dnia, wyłączysz dostęp lub zaprzestaniesz dostarczania.

Najlepiej dla Ciebie, jeśli ten warunek będziesz mieć też określony w umowie, przed jakimkolwiek rozpoczęciem współpracy.

Z doświadczenia możemy powiedzieć, że sprawdza się genialnie.

Po szóste: Rozpocznij docieranie do dłużnika oficjalną drogą

No cóż… Jeśli do tej pory nie udało Ci się wyegzekwować płatności za Twoje usługi, nie pozostaje Ci nic innego, jak poinformować Twojego klienta o wysłaniu przedsądowego wezwania do zapłaty, a następnie po prostu wysłania go.

Dalej pozostaje już tylko uzbroić się w cierpliwość, wyciągnąć wnioski na przyszłość o odpowiednim zabezpieczaniu siebie i swoich usług przed nieuczciwymi klientami i działanie dalej – rozpoczynając od punktu pierwszego.

Czy miałaś kiedyś podobną sytuację i trudności z wyegzekwowaniem wpłat od Twoich klientów? Jak sobie z tym poradziłaś? I czy to, co dzisiaj udostępniamy będzie dla Ciebie pomocne? Daj nam znać w komentarzach lub zadaj dodatkowe pytania. Chętnie odpowiemy!

Tymczasem!
Honorata Lubiszewska i Sylwia Sikorska
embraceyourlife.pl

2016-01-20T17:21:08+00:00

2 komentarze

  1. Agnieszka Ciborowska 2016-01-25 at 08:52 - Reply

    Bardzo ciekawy wpis – przyda się. Miałam kilka takich przypadków i najlepiej działało (w ostateczności, po wyczerpaniu innych możliwości) przedsądowe wezwanie do zapłaty…

    • embraceyourlife.pl 2016-01-25 at 14:15 - Reply

      Fajnie gdy nie jest się przyciśniętym do takich działań 🙂

Nie krępuj się, dodaj KOMENTARZ

Loading...